Збій НІС

В  середини березня  в  ДП «Національні інформаційні  системи»  через форму  зворотного зв’язку  було  надіслано  листа  з метою отримати  офіційну відповідь.  Звернемо увагу, що  лист був   відправлений,  оскільки на  екрані  було  відображено «Ваше звернення  успішно відправлене» . Лист був  такого змісту (коротко):

 «Маючи намір  зареєструвати Громадську  організацію «Український  Народний   Контроль за Діджіталізацією»,  сьогоднішній  голова  організації – Роговський Андрій  Еіріхтович, подав  заяву  з  доданими  документами про  реєстрацію громадської  організації  через  свій  персональний кабінет на сайті ОН-ЛАЙН  БУДИНОК  ЮСТИЦІЇ. Декілька  разів  документи  поверталися  на  доопрацювання  та  після  приведення їх   до норм  чинного законодавства  заява  була  знов  подана. В  електронному  кабінеті  з’явився  статус для заяви №550138 «ПОДАНО».

На  5тий   день  після   подання  заяви  №550138    Роговський  Андрій  Еіріхтович звернувся до  https://just.odessa.gov.ua/?view=zvern з метою з’ясування  обставин та подальших дій. В  телефонному  режимі  було роз’яснено, що заява №550138 до https://just.odessa.gov.ua/ не надійшла (тобто не  була  передана чи  взагалі  якимось  чином  втрачена)  та було  запропоновано  подати  таку  ж саму  заяву  з доданими документами знов. Так  и  було зроблено. Була  подана  нова  заява, за  якою Громадська  організація  була  зареєстрована.  Але  в електронному  кабінеті  все  ще  залишалася  наявною інформація про  заяву  №550138 зі  статусом  «ПОДАНО».»

Саме     з  метою з’ясувати, чому  Громадська  організація   вже  зареєстрована, а    в  електронному  кабінеті  наявна  інформація  про  недоопрацьовану  заяву, хоча  ця  заява  була подана   в межах  однієї  реєстраційної  справи, а саме державної реєстрації  Громадської  організації «Український  Народний   Контроль за Діджіталізацією»,  голова  цієї  організації звернувся   через  форму  зворотного зв’язку із  вищезазначеним  листом. 

7  квітня  2021 року був  здійснений  дзвінок  до call центру  ДП «Національні інформаційні  системи» за номером  телефону   0800-508-584  з  приводу  не отримання  відповіді  шляхом  направлення  листа   через  форму  зворотного зв’язку на  сайті nais.gov.ua.  Оператору  коротко було  роз’яснено  суть звернення, на  що отримано  відповідь, що з питань опрацювання поданих заяв для  реєстрації Громадської  організації необхідно звертатись до Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Одеса).  

Але  в  ході бесіди  з оператором виникло  інше технічне питання,  а  саме:  чому  наш  лист взагалі не отримано через форму  зворотного зв’язку? 

Оператор відповів, що  зробить заявку  з цього приводу  та з’ясує  ситуацію. З нашого боку   оператору  було надано  електронну  адресу,  яка  зазначалась в формі зворотного зв’язку  для  отримання  відповіді. 

Оскільки ніхто не зателефонував 14 квітня 2021 року був  здійснений ще один дзвінок  до call центру ДП «Національні інформаційні  системи» за номером  телефону   0800-508-584  з  приводу  не отримання  відповіді  шляхом  направлення  листа   через  форму  зворотного зв’язку. Інший оператор відповів,  що листа   не  бачить та  з яких саме  причин відповісти не  може. Також  оператор зазначив, що   дійсно з цього приводу  вже  було звернення  тиждень тому але  ніякої  інформації в  них  не  має та  для  подальшого з’ясування причини, оператором  було запропоновано зателефонувати  за  номером 044-206-71-38. 

Зателефонувавши за  номером 044-206-71-38  нашою стороною  була  зроблена  пропозиція в  режимі  живого телефонного  спілкування  перевірити чи працює форма  зворотного зв’язку на  сайті nais.gov.ua  чи ні. Так,  був  направлений  тестовий  лист  через  згадану  форму.  Оператор  зазначив,  що  не бачить  куди  саме  направляється  лист (на  яку   саму  електронну  адресу ДП «Національні інформаційні  системи»).  Така  ж  сама  процедура  перевірки була   здійснена  з оператором  за  номером телефону 0800-508-584.  Результат той  самий –  тестових  листів  не  має.   

Отже, з’ясувалось, що форма  зворотного зв’язку  не  працює, та  всі  листи,  що направляються   через  неї  не  доходять до адресату. 

Оператора  було  запитано, а  що ж  робити в  такій  ситуації,  хто  відповідальний  за  втрату  листа? Відповіді  не  отримано, але  надано мобільний номер телефону 093-942-92-43 (Снігова Тетяна   Олександрівна) та надано пояснення, що тільки  за  цим  номером  телефону вам  можуть  роз’яснити щодо ситуації.   Зателефонувавши, з’ясувалось, що дійсно, якщо за  номерами  044-206-71-38,   0800-508-584  оператори  не  бачать  листів,  що  направляються  через  форму  зворотного зв’язку, то  ці  листи в  реалії зникають та  не  доходять до адресату,  тобто і відповіді  на  них  ми не отримуємо.    Тетяна  Олександрівна підтвердила  цю інформацію  та  було зроблено  висновки,  що безсумнівно  форма  зворотного зв’язку  не працює.  

Наприкінці   робочого  дня зателефонували  з ДП «Національні інформаційні  системи»  та   пояснили, що тестові  листи все ж  таки  знайдені. Вони  потрапили  до папки  «НЕПОТРІБНІ», тому  їх ніхто не бачить.  Чому  листи  потрапляють  до папки не потрібні ніхто не  знає. Та  також  зробимо акцент,  що    самий   важливий наш  лист із  запитом   так  і  не  знайдено. 

Далі, 15  квітня  подзвонили  з  ДП «Національні інформаційні  системи»  та  пояснили,  що перевірили  всю  пошту  починаючи  з  грудня  2020  року та  знайшли  інші  листи, що були надіслані через  електронну  пошту, надану нашою стороною для  пошуку листа.   Але   листа, що був  надісланий  в  березні все ж  таки так  і не  знайдено. Конкретна  причина  не з’ясована та  не  названа, але  в  ході розмови оператор припустив, що лист не  надійшов  у  зв’язку   із  великим об’ємом  тексту.   З цього приводу  звернемо увагу, що  в  такому випадку  користувач сайту не  повинен отримувати   повідомлення  –  «Ваше звернення  успішно відправлене». Форма  зворотного зв’язку  у  такому випадку  повинна  містити зазначення  про  максимальну  кількість  символів, що може використовувати користувач  сайту для  написання  листа (Звернення) та у  разі  перевищення   максимальної  кількості символів форма зворотного зв’язку повинна автоматично про це  повідомляти.  

В  нашій  же  ситуації чітко  простежується  порушення  прав  користувача, оскільки  звернення  (лист)  відправлено, користувач  чекає  на  відповідь, але  навіть  і  не підозрює, що його лист втрачений та  відповіді  не буде. Головне  при цьому, те  що не має  можливості з’ясувати –  хто несе  відповідальність?  

Також в  ході  останньої  телефонної  бесіди с працівником ДП «Національні інформаційні  системи» 15  квітня  2021  року   прояснилась ситуація, що взагалі заяви, що подані  через  сайт ОН-ЛАЙН  БУДИНОК  ЮСТИЦІЇ  не можуть  бути втрачені. Тому  інформація, що була  надана  в телефонному  режимі працівниками Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Одеса) про те, що заява №550138 до https://just.odessa.gov.ua/ не надійшла (тобто не  була  передана чи  взагалі  якимось  чином  втрачена)  є неправдивою. 

Працівник  ДП «Національні інформаційні  системи»  повідомив, що самостійно знайти  ці   документи, що були подані із  заявою №550138 неможливо, оскільки не  має  повноважень (фізично  не  має  доступу до системи), але  у  разі  нашого письмового звернення до  Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Одеса) із проханням  надати такий   доступ ДП «Національні інформаційні  системи»  з метою знайти документи, подані  із  заявою №550138,  працівник ДП «Національні інформаційні  системи»  оголосив, що вони стовідсотково будуть знайдені. 

Так  Громадська  організація  «Український  Народний  Контроль за Діджіталізацією» звернулось   до   ПІВДЕННОГО  МІЖРЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ (м. Одеса)   із  проханням надати  доступ ДП «Національні інформаційні  системи»  до  відповідної  системи з  метою знайти втрачену  заяву №550138 та  додані до неї  документи, що подана  в  рамках  реєстраційної  справи  Громадської  організації «Український  Народний  Контроль за Діджіталізацією» та проінформувати письмово Громадську  організацію «Український  Народний   Контроль за Діджіталізацією» про  надання  такого  доступу  та про  результати  пошуку ДП «Національні інформаційні  системи» заяви  №550138 та  доданих до неї  документів.

Але, у  відповідь  від  ПІВДЕННОГО  МІЖРЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ (м. Одеса)  надіслано  листа  №7932/08.2-11 від 28.04.2021, яким повідомлено, що  вони, по-перше,  не  мають повноважень та  технічної  можливості  надання   будь-якого доступу до веб-сервісу ОН-ЛАЙН БУДИНОК ЮСТИЦІЇ. По-друге, що  інформація про  електронну  заяву  №550138  в них  відсутня, при цьому до  листа  доданий  скріншот екрану де  дійсно  інформація про  заяву  №550138  не міститься,  але  в  той   ж час  в  персональному  кабінеті  ОН-ЛАЙН БУДИНОК ЮСТИЦІЇ заява  №550138 була все  ще  зі  статусом «ПОДАНО». 

Далі, Громадська  організація  «Український  Народний  Контроль за Діджіталізацією» надіслало до ДП «Національні інформаційні  системи» листа  із  проханням   роз’яснити який орган надає  доступ  Державному  підприємству «Національні  інформаційні  системи»  та  яку саме інформацію (зміст запиту) Громадська  організація   «Український  Народний   Контроль за Діджіталізацією» повинна зазначити в  зверненні до  органу, зазначеному  вище, для  отримання Державним підприємством «Національні інформаційні  системи» доступу до відповідної  системи  з  метою  знайти заяву №550138 та  доданих  до неї  документів. 

Але   замість конкретної обґрунтованої відповіді  на  вищезгадані  запитання, надійшли  наступні листи:

  1.  6го травня 2021 року від Minjust OnlineServices <[email protected]>  на  пошту надійшло  автоматичне  повідомлення з наступним текстом: «Ваше електронне звернення номер #550138 для отримання послуги “Державна реєстрація створення громадської організації зі статусом юридичної особи” було відхилено з наступних підстав: Технічна відмова. У разі необхідності Ви можете спробувати подати електронне звернення повторно в персональному кабінеті веб-сайту “Онлайн будинок юстиції”. З повагою, колектив Міністерства юстиції»
  2. Лист  від  Державне  підприємство «Національні  інформаційні  системи» № 2375/13.1.15 від 11.05.2021,  який  містив  повідомлення  про нібито причину того,  чому  реєстратори Південного міжрегіонального управління  Міністерства  Юстиції (м. Одеса) не бачили   заяву №550138,  а  саме  те що у  разі обрання  користувачем на порталі  регіону подачі  заяви «Одеська  обл., м.  Одеса», державні  реєстратори Південного міжрегіонального управління  Міністерства  Юстиції (м. Одеса), дійсно не  мали  доступу  до опрацювання таких  заяв, в тому  числі  заяви №550138.   

При цьому ДП «Національні  інформаційні  системи»   виклало  у своєму листі № 2375/13.1.15 від 11.05.2021 невірні критерії помилки, за  якими не  було  можливості відтворити проблемну  ситуацію, виходячи с  наступного: 

ДП «НАІС»   стверджує,  що Південне міжрегіональне управління  юстиції (м. Одеса)   дійсно не  мали  доступу   до  нашої заяви №550138, як  і до  всіх  інших аналогічних заяв, що були  подані   користувачами при  веденні «Одеська  обл., м.  Одеса», але  це  не відповідає  дійсності, тому  що  критерії,  які описують виникнення збою за  повторними  спробами не призводили   до помилкової ситуації, тому що через  декілька  днів   після  подання заяви №550138 Роговський   А.Е.  зателефонував  державному  реєстратору   з  приводу  статусу   цієї  заяви та  отримав  відповідь,  що цю заяву  реєстратор не  бачить, тому запропонував надіслати  аналогічну заяву повторно. Роговський А.Е. подав повторно заяву  про реєстрацію  ГО «УНКД»  в такому  ж  самому  порядку та  ця   заява була  опрацьована,  також була  подана  заява  про  реєстрацію ГО «Інститут емоційного інтелекту», яка  була  спочатку  відхилена  для  усунення  недоліків  в наданих  документах, далі, заява  була  подана  знов  та  зареєстрована.  

Таким  чином   вбачається, що  доступ  у Південне міжрегіональне управління  юстиції (м. Одеса)   до заяв,  що подані   з  веденням  користувачем  «Одеська  обл., м.  Одеса»    був.  

Отже, незрозуміло з яких  підстав  ДП «Національні  інформаційні  системи»  не  зазначає реальну причину, чому   саме  заява №550138 у персональному електронному  кабінеті Роговського А.Е. майже  2   місяці   була  із незмінним  статусом «ПОДАНА» (а отже  не  була  опрацьована  в  законодавчо  встановлені строки) та  чому ДП «Національні  інформаційні  системи» викладає  завідомо неправдиву  інформацію.  Чому Міністерство  Юстиції  України   замість  того, щоб посприяти з’ясуванню справжньої  причини  незмінного  статусу заяви №550138 «ПОДАНО», не  виконує моніторинг статусів  заяв, порушуючи норму  закону про  регламент опрацювання. Та чому тільки після особистого  звернення з  приводу заяви №550138,  приходить автоматичне повідомлення «ТЕХНІЧНА ВІДМОВА» (через  понад  2  місяця після  подання заяви)?

З  цього  приводу Громадська  організація  «Український  Народний  Контроль за Діджіталізацією» звернулось єдиним  листом   до Міністерства Юстиції  України  та ДП «Національні  інформаційні  системи» з проханням проінформувати  про фактичну причину втрати заяви №550138.

Далі,  від Міністерства Юстиції  України  та ДП «Національні  інформаційні  системи» отримано  відповіді,  в яких  визнано, що втрата  заявки трапилась  з  їх технічної помилки, що ми є не  єдиними хто зіткнувся  з подібною ситуацією.

Після  нашого  особистого звернення виявилось,  що втрата  заявок  в  Південному (м. Одеса) міжрегіональному управлінні міністерства юстиції здійснювалась  неодноразово протягом  невизначеного терміну.   Також з  боку  органів влади  гарантовано, що  таких ситуацій в інших міжрегіональних управліннях міністерства юстиції  не  було.

Однак, ці  відомості   не  є  підтвердженими, тому  з  нашого  боку  було запропоновано  провести технічний аудит систем в інших міжрегіональних управліннях  міністерства юстиції  з  метою запобігання подібних казусів. 

Слід зауважити, що  ситуація  із  втратою заяв та відповідно  їх несвоєчасне опрацювання  або  не опрацювання  взагалі призводить до значної  шкоди для  заявників, оскільки ними будуються  певні фінансові плани  ведення господарської  або  іншої,  передбаченої законодавством  діяльності.  Відхилення  від  певного графіку  може призвести до істотних фінансових  втрат.  Тому  наша  посильна  допомога,  зокрема проведення аудиту з метою виявлення  та  уникнення втрати  заявок  в усіх міжрегіональних управліннях міністерства юстиції посприяє налагодженню роботи  (в  технічній  частини)  Міністерства Юстиції  України в  цілому та  забезпечить довіру заявників до впроваджених  владою цифрових систем опрацювання  заяв.  

Оскільки   Громадська  організація  «Український  Народний  Контроль за Діджіталізацією» допомогла  виявити технічну помилку, на яку  ймовірно  ніхто  не  звернув  би  уваги та система  й  на сьогодні працювала  б  недосконало,  ми звернулись  із  пропозицією опублікувати  про  це  в  новинах  на  офіційному  сайті  Міністерства Юстиції  України.

Чекали  на позитивну відповідь…

Отримали  лист від  Міністерства  Юстиції України із подякою  та зазначенням, шо Міністерство   високо оцінює  допомогу Організації у  виявленні технічних  недоліків  роботи  порталу  електронних  сервісів.  Також  Міністерство  Юстиції України подякувало  за  нашу  пропозицію щодо проведення  технічного  аудиту міжрегіональних  реєстраторів. 

Але висвітлити це  в новинах Міністерство Юстиції України відмовилось, посилаючись при цьому  на Порядок інформаційного  наповнення офіційного  веб-сайту   Міністерство Юстиції України,  затвердженим  наказом Міністерство Юстиції України від 07 травня 2020 року №1609/5.  Нібито Порядком   не  передбачено висвітлення інформації про  подяки громадським  об’єднанням. 

В свою  чергу  у  нашому  зверненні  до  Міністерства Юстиції України Громадська  організація «Український  Народний  Контроль за  Діджіталізацією»   звертала увагу не на  висвітленні  їй подяки,  а на зазначення її в  новинах  як  Організації, що допомогла  виявити відповідний технічний збій. 

Зауважимо, що якраз  у  відповідності  до Додатку 1  Порядку, а  саме Складу та періодичності подання інформації для розміщення на Єдиному веб-порталі, передбачено щоденне  розміщення Офіційна хроніки та новин.

Отже, мотиви відмови на нашу  думку очевидні – небажання взагалі висвітлювати в новинах Єдиного веб-порталу про існування технічних проблем функціонування електронних сервісів.